Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja loterii promocyjnej pod nazwą „Rozlicz PIT w Markach!”, kierowanej do mieszkańców miasta Marki rozliczających dochody na podstawie formularzy PIT w Urzędzie Skarbowym w Wołominie, zgodnie z ustawą o grach hazardowych z 19 listopada 2009 r. (Dz. U. z 2023, poz. 227).

Zleceniobiorca zobowiązuje się w ramach wykonania przedmiotu umowy do przeprowadzenia jako organizator Loterii promocyjnej, z uwzględnieniem wszystkich formalności prawno-księgowych ciążących na organizatorze Loterii promocyjnej, zgodnie z przepisami ustawy o grach hazardowych oraz stosownych aktów wykonawczych, na zasadach uzgodnionych ze Zleceniodawcą;

1) urządzenia na rzecz Zleceniodawcy Loterii promocyjnej w okresie przewidzianym w regulaminie Loterii, w oparciu o mechanizm opracowany przez Zleceniobiorcę, zgodnie z regulaminem Loterii i obowiązującym prawem oraz zapewnienia prawidłowego i zgodnego z prawem przebiegu Loterii i udzielania Zleceniodawcy wszelkich potrzebnych informacji, wyjaśnień i wskazówek;

2) niezwłocznego przygotowania kompletnego wniosku o udzielenie zezwolenia na urządzanie Loterii promocyjnej oraz przeprowadzenia procedury uzyskania zezwolenia na urządzenie Loterii promocyjnej zgodnie z ustawą o grach hazardowych z dnia 19 listopada 2009 r. (Dz. U. z 2023, poz. 227 ze zm.) i aktami wykonawczymi do tejże ustawy oraz w sposób zgodny z zaleceniami Zleceniodawcy, w szczególności, w zakresie przygotowania regulaminu Loterii. Uzyskanie pozostałych dokumentów wymaganych we wniosku, tj. zaświadczeń o niezaleganiu w płatnościach na rzecz ZUS, US oraz UCS, dokumentów potwierdzających legalność pochodzenia źródeł finansowania Loterii i innych dokumentów będących własnością księgową lub prawną Zleceniobiorcy odbędzie się we własnym zakresie i na własny koszt przez Zleceniobiorcę. Uzyskanie zezwolenia właściwego Dyrektora Izby Administracji Skarbowej na urządzenie przedmiotowej Loterii powinno nastąpić w terminie pozwalającym na przeprowadzenie Loterii;

3) pozyskania wszelkich dokumentów dot. wniosku o urządzenie Loterii promocyjnej, w tym w szczególności takich jak: dokumenty potwierdzające legalność źródeł pochodzenia środków finansowych przeznaczonych na organizację loterii, aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z zapłatą podatków stanowiących dochód budżetu państwa, należności celnych oraz składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne;

4) zakupu na rzecz Zleceniodawcy nagród: jedno nowe miejskie auto osobowe (specyfikacja auta stanowi załącznik nr 4 do zapytania), dwa rowery elektryczne marki Kross (Trans Hybrid 345,do kwoty 5.999,00 złotych każdy) dla osób dorosłych, osiem nowych telefonów typu smartphone (Xiaomi Redmi Note 13 8/256 GB do kwoty 799,00 złotych każdy);

5) pozyskania bankowej gwarancji wypłaty nagród;

6) dokonania zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym przede wszystkim z zapisami Ustawy oraz aktów wykonawczych, jak również przepisami Kodeksu Cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wszelkich czynności i uzyskania wszelkich dokumentów potrzebnych do prawidłowego i zgodnego z prawem przeprowadzenia Loterii, w szczególności polegających na:

a) przygotowaniu regulaminu Loterii promocyjnej spełniającego wymogi Ustawy niezwłocznie po otrzymaniu od Zleceniodawcy wszelkich niezbędnych informacji i danych, w tym terminów, założeń, ilości, wartości i rodzaju nagród oraz innych informacji wymaganych przez Ustawę lub przepisy prawa, przy czym Zleceniobiorca wskaże Zleceniodawcy jakie informacje i dane potrzebne są do przygotowania regulaminu lub niezwłocznie zwróci się do Zleceniodawcy o uzupełnienie przekazanych danych i informacji w zakresie, w jakim będzie to konieczne do przygotowania regulaminu Loterii. Przygotowany przez Zleceniobiorcę regulamin wymaga uzgodnienia i akceptacji Zleceniodawcy. Wyrażenie zgody na przedstawioną Zleceniodawcy wersję ostateczną regulaminu Loterii promocyjnej nastąpi w ciągu maksymalnie 2 dni roboczych od przedstawienia wersji ostatecznej regulaminu. Także szczegółowe działania podczas losowania nagród jak: organizacja losowania w siedzibie Zleceniodawcy, bieżąca obsługa podczas trwania całej akcji - logistyka i wydanie nagród w loterii (transport, koszty dostawy), obecność przedstawiciela agencji w miejscu wydania nagrody celem sporządzenia stosownych dokumentów, wydanie nagrody rzeczowej - protokół odbioru nagrody w formie elektronicznej, ewentualna wysyłka kurierska, paczka do 30 kg, pakowanie, adresowanie, materiały pakowe, koperta);

b) złożeniu kompletnego wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie Loterii;

c) powołaniu komisji nadzoru Loterii;

d) sporządzeniu regulaminu działania komisji nadzoru nad Loterią;

e) sporządzeniu pisma informującego właściwy Urząd Celno-Skarbowy o rozpoczęciu przedmiotowej Loterii;

f) zapewnienia nadzoru nad Loterią przez osobę posiadającą odpowiednie zaświadczenie o odbytym szkoleniu z przepisów Ustawy oraz w zakresie regulaminu urządzanej Loterii, o którym mowa w Art. 24b. Ustawy;

g) sporządzeniu projektów zawiadomienia o zakończeniu Loterii oraz protokołu(ów) z losowania(ń);

h) prowadzeniu i nadzorze nad prawidłowym urządzaniem losowań nagród w Loterii, w obecności osoby posiadającej odpowiednie szkolenie, zgodnie z zapisami Ustawy, z zastrzeżeniem, że losowanie odbywać się będzie w sposób ręczny (tradycyjny), a w przypadku rezygnacji z takiej formy losowania i korzystania dla tych celów z urządzeń/programów losujących Zleceniodawca zobowiązuje się własnym staraniem i na własny koszt dokonać ich uprzedniej rejestracji we właściwym Urzędzie Celno-Skarbowym;

i) sporządzeniu wniosku o wydanie druków zaświadczeń o uzyskanej wydanej/wypłaconej wygranej, ich ewidencja, wydawanie zwycięzcom Loterii;

j) sporządzeniu ewidencji wydanych/wypłaconych nagród powyżej kwoty 2 280,00 zł brutto;

k) sporządzeniu i złożeniu odpowiednich pism przewodnich wraz z wymaganymi załącznikami do właściwych jednostek celno-skarbowych, dot. założenia i zamknięcia ewidencji, których mowa w lit. i. i j. powyżej;

l) sporządzeniu protokołu(ów) z losowania(ń) nagród w Loterii;

m) sporządzeniu wewnętrznego protokołu kończącego Loterię, w 2 egzemplarzach, jeden dla Zleceniodawcy;

n) sporządzeniu i złożeniu powiadomienia do właściwego Urzędu Celno-Skarbowego dot. zakończenia przedmiotowej Loterii;

o) składaniu niezbędnych, wymaganych przepisami wniosków i oświadczeń w związku z prowadzoną Loterią;

p) przygotowaniu protokołów, ewidencji oraz wszelkich dokumentów wymaganych przez przepisy prawa, w szczególności Ustawy oraz aktów wykonawczych do niej;

7) dokonywaniu wszystkich obowiązków podatkowych związanych z organizacją Loterii określonych w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z2024 r. poz.226, z późn. zm.);

8) dochowaniu wszystkich obowiązków wynikających z ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r., poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (2016/78) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) w zakresie związanym z organizacją Loterii;

9) występowaniu w stosunku do uczestników i laureatów Loterii oraz podmiotów uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów prawa związanych z przeprowadzeniem Loterii jako organizator (urządzający) Loterię.

10) Działania marketingowo-promocyjne obejmujące:

a. przygotowanie strony www z częścią informacyjną i zakładką do rejestrowania uczestnika, hosting strony internetowej - domena, baza danych, certyfikat SSL,

b. przygotowanie projektów graficznych: ulotka, plakat, urna, banner, roll-up, , billboard,

c. przygotowanie i obsługa infolinii (infolinia telefoniczna i e-mailowa w dni robocze, w godz. 8.00-16.00).

Harmonogram loterii:

1) rozpoczęcie loterii – marzec 2025,

2) rejestracja uczestników i przyjmowanie zgłoszeń – od uzyskania pozwolenia do 16 lipca 2025 roku,

3) losowanie nagród – 23 lipca 2025 roku,

4) wręczenie nagród – 30 sierpnia 2025 roku.